PEJABAT PENGELOLA INFORMASI dan DOKUMENTASI

oleh -138 Dilihat

oleh: Adrian Tuswandi

Komisioner Komisi Informasi Sumbar

PEJABAT Pengelola Informasi dan Dokumentasi dikenal dengan PPID merupakan triger penting bagi badan publik untuk memastikan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di badan publik.

Bagi Pemerintah Daerah PPID sudah punya cantolan kuat yaitu Permendagri 3 Tahun 2017.

Tapi apa itu PPID, ternyata masih banyak PPID Utama dan PPID Pelaksana (PPID Pembantu) yang tidak memahami kestrategisan tugas dan fungsi PPID itu sendiri,Hari ini di kegiatan PPID Utama Pemkab Solok Selatan izinkan pemateri berbagi untuk memberikan pemahaman PPID itu, dan berharap ini tidak sekedar tinggal habis kegiatan ini saja.

Memahami dan menerapkannya harus ada kemauan PPID untuk mengaktualkannya di badan publik terutama PPID Utama Pemerintahan Provinsi, Kota dan Kabupaten.

APA itu PPID?

PPID adalah pejabat yang disebutkan dalam UU 14 tahun 2008 dan regulasi turunannya sebagai orang yang berwenang melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di badan publik masing-masing yang berdasarkan perundang-undangan.

PPID Utama Pemprov, Pemkab dan Pemko itu atasannya menurut Permendagri 3 Tahun 2017 adalah Sekretaris Daerah.

PPID bertugas mengklarifikasi informasi publik, melakukan uji konsekuensi terhadap informasi dikecualikan, bagi PPID Utama dia menjadi koordinasi pelayanan informasi publik bagi PPID Pelaksana yakni Organisasi Perangkat Daerah (OPD), PPID Utama juga menerbitkan Standar Pelayanan Informasi Publik yang ditetapkan oleh Kepala Daerah atau Sekda selaku atasan PPID Utama.

PPID Utama bersama PPID Pelaksana di OPD juga wajib mengupgrading Daftar Informasi Publik sekali dalam enam bulan yang menjadi keputusan dari Bupati atau Atasan OOID Utama.

SOP yang mesti disiapkan dan harus ada oleh PPID Utama berdasarkan Permendagri 3 Tahun 2017 yaitu;

SOP Pelayanan Informasi Publik,

SOP Penyusunana Daftar Informasi Publik,

SOP Penetapanan Informasi Dikecualikan dan SOP Fasilitasi Menghadapi Sidang Sengketa Informasi Publik di Komisi Informasi.

PPID Utama juga wajib melampirkan pengelolaan informasi publiknya setiap tahun ke Komisi Informasi, paling lambat 31 Maret setelah tahun anggaran berjalan.

Pasal 1 UUKIP angka 9 : Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

PPID menjadi sangat penting karena punya tugas untuk melakukan pengklarifikasian informasi publik, bahkan di PP 61 Tahun 2010 PPID eksistensinya diakui, selain itu Permendagri 3 Tahun 2017 juga menegaskan peranan PPID dan bagaimana PPID bertugas mengelola informasi publik di Kemendagri, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kota dan Kabupaten, bahkan Permendagri tersebut juga mengariskan soal ketersediaan anggaran PPID yang bersumber kepada APBN untuk Kemendagri dan APBD buat PPID Provinsi, kota dan kabupaten.

Desember 2018 mengatakan hak keberatan atas putusan KI itu sebenarnya ada pada publik selaku pemohon, tidak mesti seharusnya badan publik pula yang mengajukan keberatan sebagaimana praktek kekinian.

Karena hak untuk informasi publik itu ada di masyarakat, badan publik hanya menyediakan, melayani dan memberikan.

Kembali ke PPID, setelah diamanahkan pimpinan seorang PPID harus bekerja sesuai aturan UUKIP dan regulasi turunannya, ada Peraturan Pemerintah nomor 61 tahun 2010, Peraturan Pemerintah Pelaksana UUKIP, ada Peraturan Komisi Informasi nomor 1 tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik, ada Permendagri 3 tahun 2017, juga ada peraturan pengelolaan informasi publik yang dimiliki badan publik, baik badan publik di daerah maupun badan publik vertikal termasuk Partai Politik.

Lalu PPID melakukan pemahaman kerja dengan ptugas atau staf PPID, dan berkoordinasi dengan PPID Pembantu dalam rangka menyusun SOP dan pengklarifikasian informasi publik, plus menyediakan sarana dan prasarana pendukung pengelolaan informasi publik, mulai mejalankan layanan informasi publik, petugas pelayanan informasi publik, papan informasi publik, termasuk media sosial atau website resmi badan publik.

Dengan tugas dan fungsi PPID seperti itu, selesaikah tugas seorang PPID, ternyata belum, ada upgrading terkait daftar informasi publik paling lambat sekali enam bulan dalam satu tahun, lalu membuat laporan pelayanan informasi publik disampaikan kepada Komisi Informasi paling lambat tiga bulan setelah tahun anggaran berakhir.

Dan jangan lupa menjadi kuasa pimpinan dalam sidang sengketa informasi publik.

Meski kerja keras satu kendala dihadapi PPID selama ini soal ego sektoral unit kerja di lingkungan instansinya, seperti di PPID Utama Pemprov, Pemkab atau Pemko, apalagi kepala dinas atau badan atau bagian punya kedekatan pesonal dengan kepala daerah, maka dipastikan kerja PPID aplikasikan UUKIP akan tersendat, belum lagi mindset keterbukaan informasi publik di banyak pejabat publik baru manis diucapkan saja alias lips service.

Sukses PPID harus memiliki garansi dan kekuatan dari pimpinan tertingginya, jika pimpinan tertinggi seperti gubernur, bupati atau walikota memahami arti penting keterbukaan informasi publik dalm menopang good governance, cleant and clear governance dan menangkal prilaku korupsi, dipastikan PPID bekerja akan lempang, apalagi kepala daerah memberikan reward dan phunist kepada pejabatnya.

Gubernur Sumbar Irwan Prayitno waktu itu di banyak kesempatan selalu menegaskan bahwa menjadi pejabat publik harus terbuka, termasuk soal anggaran di bidang atau dinasnya, jika takut terbuka silahkan urung dengan sukarela menjadi pejabat publik

SOP PPID

Standar Operasi Prosedur (SOP) Pengelolaan Informasi Publik dibuat oleh PPID Utama Pemprov/Pemkab/Pemko atau badan publik lainnya berdasarkan kepada UU 14 Tahun 2008 dan regulasi turunannya disahkan oleh Kepala Daerah minimal Atasan PPID Utama di pemerintahan baik provinsi, kota maupun kabupaten.

PPID adalah pejabat yang bertugas dan bertanggung jawab melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi publik meliputi proses pengumpulan, penyediaan, pengklasifikasian, penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi.

Jangan sampai ulah kerja setengah hati PPID Utama dengan PPID Pelaksana maka Atasan PPID menjadi tersangka atau terpidana karena ketentuan pidana informasi publik.

 

Penutup

Ayo Terbuka, untuk pemerintahan yang bersih dan bertanggungjawab, ini menjadi kata penutup dari pemateri, semoga materi PPID ini bermanfaat dan tidak sekedar tinggal di saku PPID saja, tapi diaktualisasikan dalam pengelolaan dan pelayanan inofmrasi publik di badan publik masing-masing.

Penulis yakin materi ini belum sempurna tentu ada kekurangan dan kelemahan untuk itu,pemateri sangat terbuka untuk diskusi dan sharing sesuai kondisi dan kearifan lokal dalam semangat bersama terbuka informasi publik.

Akhir kata, pemateri mengucapkan terima kasih kepada Bupati Solok Selatan H Khairunas yang memfasikitasi kegiatan penguatan kapasitas ini. Salam Transparansi, Ayo Terbuka, Informasi Publik Hak Anda Untuk Tahu.***